Penerapan Manajemen SPBE - Penerapan Manajemen Perubahan

INDIKATOR 27

Tingkat Kematangan Penerapan Manajemen Perubahan.

Penjelasan Indikator

1. Manajemen Perubahan dilakukan melalui serangkaian proses perencanaan, analisis, pengembangan, implementasi, pemantauan dan evaluasi terhadap perubahan SPBE.
2. Manajemen Perubahan bertujuan untuk menjamin keberlangsungan dan meningkatkan kualitas Layanan SPBE melalui pengendalian perubahan yang terjadi dalam SPBE.
3. Lingkup Manajemen Perubahan SPBE:
   1. Perubahan Aplikasi;
   2. Perubahan Perangkat Keras;
   3. Perubahan Perangkat Lunak;
   4. Perubahan Infrastruktur;
   5. Perubahan Proses Bisnis;
   6. Perubahan Lingkungan Organisasi;
   7. Perubahan Layanan;
   8. Perubahan Data;
   9. Perubahan Keamanan;
   10. Perubahan Arsitektur.

Penjelasan Penilaian

Penilaian dilakukan terhadap bukti dukung penerapan Manajemen Perubahan SPBE Instansi Pusat/Pemerintah Daerah yang memenuhi kriteria ruang lingkup, serta terdokumentasi secara formal.

Penjelasan Bukti Dukung

Bukti dukung tingkat kematangan dilampirkan berupa dokumentasi penerapan sesuai huruf a, yaitu Dokumen perencanaan pelaksanaan Manajemen Perubahan SPBE, Dokumen pedoman pelaksanaan Manajemen Perubahan SPBE, Bukti pelaksanaan Manajemen Perubahan SPBE, dan Bukti Evaluasi Pelaksanaan Manajemen Perubahan SPBE.

Level 1

Kriteria Level

Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE belum atau telah dilaksanakan.
Kondisi: Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan tanpa perencanaan.

Kriteria Pemenuhan Level

Instansi Pusat/Pemerintah Daerah belum atau sudah menerapkan kegiatan Manajemen Perubahan tanpa program kegiatan yang terarah dan terencana.

Kriteria Bukti Dukung

Draf/rancangan penerapan Manajemen Perubahan, notulensi/catatan penyusunan rancangan penerapan Manajemen Perubahan, bukti undangan rapat penyusunan rancangan penerapan Manajemen Perubahan, dan/atau dokumentasi aktivitas-aktivitas penyusunan Manajemen Perubahan.

Level 2

Kriteria Level

Kriteria tingkat 1 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan dengan perencanaan.
Kondisi: Kegiatan Manajemen Perubahan SPBE tidak/belum dilaksanakan oleh seluruh unit kerja/perangkat daerah terkait di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah dengan caranya masing- masing.

Kriteria Pemenuhan Level

Sebagian unit kerja/perangkat daerah di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah menerapkan kegiatan Manajemen Perubahan dengan program kegiatan yang terarah dan terencana, namun belum mengacu pada pedoman yang berlaku.

Kriteria Bukti Dukung

Konteks pengendalian Manajemen Perubahan yang selaras dengan arah dan perencanaan programnya dan terdokumentasi secara formal, namun belum pelaksanaannya hanya baru terhadap sebagian unit kerja/perangkat daerah.

Level 3

Kriteria Level

Kriteria tingkat 2 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE dilaksanakan oleh semua unit kerja/perangkat daerah terkait di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sesuai pedoman perubahan.

Kriteria Pemenuhan Level

Semua unit kerja/perangkat daerah Instansi Pusat/Pemerintah Daerah telah menerapkan Manajemen Perubahan sesuai dengan pedoman yang berlaku yang memuat serangkaian proses manajemenperubahan mulai dari perencanaan, analisis, pengembangan, implementasi, pemantauan danevaluasi terhadap perubahan SPBE.

Kriteria Bukti Dukung

Konteks penerapan Manajemen Perubahan yang selaras dengan arah dan perencanaan programnya dan terdokumentasi secara formal, dan pelaksanaannya sudah terhadap seluruh unit kerja/perangkat daerah.

Level 4

Kriteria Level

Kriteria tingkat 3 telah terpenuhi dan kegiatan Manajemen Perubahan SPBE telah dilakukan reviu dan evaluasi.

Kriteria Pemenuhan Level

Instansi Pusat/Pemerintah Daerah telah menyusun strategi pelaksanaan Manajemen Perubahan yang ditetapkan oleh Tim Koordinasi SPBE, diterapkan kepada seluruh unit kerja/perangkat daerah, serta telah dilakukan reviu dan evaluasi secara berkala.

Kriteria Bukti Dukung

1. Konteks penerapan Manajemen Perubahan yang menguraikan seluruh pemenuhannya sesuai dengan pedoman/standar Manajemen Perubahan yang telah ditentukan/ditetapkan dan terdokumentasi secara formal.
2. Terdapat dokumentasi formal arah kebijakan strategis Manajemen Perubahan yang ditetapkan oleh Tim Koordinasi SPBE kepada seluruh unit kerja/perangkat daerah.
3. Terdapat dokumen reviu dan evaluasi penerapan Manajemen Perubahan, bukti undangan rapat reviu dan evaluasi penerapan Manajemen Perubahan, dan/atau dokumentasi aktivitas-aktivitas reviu dan evaluasi penerapan Manajemen Perubahan.

Level 5

Kriteria Level

Kriteria tingkat 4 telah terpenuhi serta hasil reviu dan evaluasi telah ditindaklanjuti melalui perbaikan Manajemen Perubahan SPBE.

Kriteria Pemenuhan Level

Instansi Pusat/Pemerintah Daerah melakukan perbaikan penerapan Manajemen Perubahan sebagai tindak lanjut atas hasil reviu dan evaluasi secara berkesinambungan.

Kriteria Bukti Dukung

1. Terdapat notulensi/catatan/laporan hasil reviu/evaluasi dan rekomendasi tindak lanjut penerapan Manajemen Perubahan, bukti undangan rapat pembahasan penyempurnaan penerapan Manajemen Perubahan, dan/atau dokumentasi aktivitas-aktivitas analisis komparasi atau penyempurnaan penerapan Manajemen Perubahan;
2. Dokumentasi penerapan Manajemen Perubahan yang sebelumnya dan yang berisi penyempurnaan penerapan Manajemen Perubahan.