INDIKATOR 37
Tingkat Kematangan Layanan Kearsipan.
- Kearsipan adalah serangkaian proses untuk menghasilkan pengelolaan kearsipan yang efektif, efisien, dan akuntabel.
- Arsip terbagi 2, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
- Arsip statis merupakan dokumen/naskah dinas yang telah melewati masa retensinya.
- Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang dimaksud merupakan keluaran yang dihasilkan 1 (satu) atau lebih aplikasi yang memberikan nilai manfaat dalam pengelolaan kearsipan Instansi Pusat dan/atau Pemerintah Daerah.
Penilaian dilakukan terhadap kapabilitas fungsi/ kemampuan teknis yang dapat diberikan sistem aplikasi/layanan kearsipan.
Data pendukung berupa dokumentasi penggunaan layanan/sistem aplikasi, screenshot layanan/sistem aplikasi, URL/alamat jika dapat diakses secara online (user dan password dummy disampaikan jika ada), video penggunaan aplikasi, daftar layanan dan fitur sistem aplikasi, arsitektur aplikasi, pengelolaan repositori API, unit kerja yang menangani manajemen layanan, dan bukti terkait lainnya. Data Pendukung dapat disampaikan lebih dari 1 (satu) jenis dokumen.
Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik hanya memberikan layanan informasi terkait kearsipan.
Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah memiliki Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang menyediakan layanan diseminasi informasi yang bersifat satu arah kepada pengguna layanan seperti informasi laporan atau statistik arsip.
Dokumentasi yang menggambarkan adanya informasi kearsipan pada Instansi Pusat/Pemerintah Daerah yang ditayangkan oleh sistem aplikasi.
Kriteria tingkat 1 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik memberikan layanan interaksi terkait kearsipan seperti pencarian informasi, pengunggahan dan pengunduhan dokumen.
Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah memiliki Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang menyediakan layanan interaksi seperti mencari informasi dan mengunduh e-dokumen terkait pengelolaan arsip seperti naskah dinas.
Dokumentasi yang menggambarkan adanya fungsi yang disajikan oleh sistem aplikasi untuk berinteraksi dengan pengguna, seperti adanya fitur pencarian, upload (unggah) dan/atau download (unduh) dokumen terkait kearsipan.
Kriteria tingkat 2 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik memberikan layanan transaksi kepada pengguna terkait kearsipan seperti transaksi basis data, validasi data, mekanisme persetujuan, dan analitik data.
Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah memiliki Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang menyediakan layanan transaksi dimana pengguna dapat mengunduh atau mengunggah informasi pengelolaan kearsipan, dan sistem dapat merespon kepada pengguna seperti mekanisme persetujuan dan validasi surat masuk dan surat keluar dalam alur tata naskah dinas.
Dokumentasi yang menggambarkan adanya fungsi yang disajikan oleh sistem aplikasi untuk transaksi, dimana selain adanya fitur upload (unggah) dan/atau download (unduh) untuk mendukung input dan output data/informasi, maka sistem aplikasi memiliki fungsi mekanisme transaksi data/informasi, validasi data/informasi, kemajuan status approval (persetujuan) data/informasi, dan/atau analitik data baik antar pengguna maupun automasi.
Kriteria tingkat 3 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik memberikan layanan kolaborasi dengan layanan elektronik lain, misalnya Layanan Perencanaan Berbasis Elektronik, Layanan Keuangan Berbasis Elektronik, Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik Instansi Pusat/Pemerintah Daerah lain, dan/atau layanan SPBE Instansi Pusat/Pemerintah Daerah lain.
Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah memiliki Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang dapat berkolaborasi dengan layanan SPBE lainnya, seperti layanan perencanaan, penganggaran, dan/atau dengan layanan kearsipan Instansi Pusat/Pemerintah Daerah lainya.
Dokumentasi yang menggambarkan adanya fungsi yang disajikan oleh sistem aplikasi dapat berbagai pakai sumber data/informasi dengan layanan SPBE lainnya, sebagai hasil integrasi layanan/middleware/basis data seperti ditunjukkan pada Arsitektur aplikasinya, pengelolaan repositori API, dan dokumentasi integrasi layanan SPBE lainnya.
Kriteria tingkat 4 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik telah dilakukan perbaikan berdasarkan hasil reviu dan evaluasi terhadap perubahan lingkungan, peraturan perundang-undangan, teknologi atau kebutuhan Instansi Pusat/Pemerintah Daerah.
Instansi Pusat/Pemerintah Daerah sudah memiliki Layanan Kearsipan Berbasis Elektronik yang dapat ditingkatkan/dikembangkan menyesuaikan terhadap perubahan lingkungan, teknologi dan kebutuhan instansi.
Dokumentasi yang menggambarkan adanya fungsi yang disajikan oleh sistem aplikasi telah ditingkatkan/ dikembangkan layanannya. Terdapat notulensi/ catatan/telaah/laporan hasil reviu/evaluasi dan rekomendasi tindak lanjut pengembangan layanan SPBE, bukti undangan rapat pembahasan penyempurnaan Layanan SPBE, dan/atau dokumentasi aktivitas-aktivitas analisis komparasi atau penyempurnaan Layanan SPBE;